Phòng hội nghị của công ty là nơi hội họp để đưa ra những quyết định quan trọng. Do đó, nơi này không chỉ cần thể hiện một hình tượng chỉnh thể mà còn phải có thiết kế sao cho có thể giảm bớt được tính đối kháng, đồng thời tạo ra một bầu không khí nói chuyện, đàm phám kinh doanh bình đẳng, vui vẻ, cùng hợp sức vì sự thành công. Một trong những yếu tố hàng đầu để làm được điều đó là lựa chọn và bài trí bàn ghế trong phòng hội nghị sao cho phù hợp.

Bài trí bàn ghế phòng họp theo phong thủy là điều rất quan trọng

Cần hết sức tránh kiểu bố cục đối trục (hai bên đứng song song) khi thiết kế bàn hội nghị. Nếu không tránh được thì nên cố gắng làm cho nó trở nên nhẹ nhàng hơn. Ngoài ra, khi thiết kế bàn ghế trong phòng, cần lưu ý để dành chỗ cho những phương tiện, công cụ được sử dụng trong quá trình đàm phán, ví dụ như màn hình chiếu, loa,… . Đây đều là những yếu tố phụ trợ giúp nâng cao khả năng thành công của cuộc đàm phán.

Về bàn hội nghị, bạn nên chọn loại bàn hình tròn hoặc hình bầu dục. Những loại bàn này giúp mọi người dễ đạt được nhận thức chung, giúp gợi mở ý tưởng và phát huy tinh thần đồng đội. Bàn hình tròn có thể giúp cho những người tham gia buổi họp giao lưu, trao đổi với nhau một cách dễ dàng, tạo nên một bầu không khí giao lưu bình đẳng, hướng tâm. Về cơ bản, bàn hình vuông cũng tạo nên những cảm nhận tương tự.

Với những hội nghị cần phân biệt rõ địa vị của người tham dự, bàn hình chữ nhật hay bàn hình Oval lại khá thích hợp. Bàn hội nghị hình chữ nhật có độ dài quá lớn sẽ gây ảnh hưởng đến việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa những người tham gia cuộc họp. Bàn hình thuyền lại có lợi cho việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa mọi người.

Chọn bàn ghế trong phòng họp có hình bầu dục hoặc hình tròn sẽ giúp mọi người giao lưu với nhau dễ dàng hơn

Thiết kế bàn ghế trong phòng họp cần căn cứ vào độ rộng hẹp của căn phòng, sự hợp lý về mặt hình dàng để tạo hình, xác định kích thước, số lượng chỗ ngồi của bàn. Ngoài ra, cần tính toán đến việc bố trí bàn ghế như thế nào để có không gian lưu thông xung quanh. Theo nguyên lý trong nhân thể học, khoảng cách nhỏ nhất từ vùng giáp bàn tới tường và giữa các vật chướng ngại khác nên là 1,2 m. Đây là khoảng cách cần thiết để một người có thể đi vào và bước ra khi kết thúc hội nghị.